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【生井利幸　講師プロフィール】

～できる人が備える～
「勝利のための発想法」

生井　利幸（なまい　としゆき)
生井利幸事務所代表

明治大学大学院　法学研究科　公法学専攻　博士前期課程修了。

米ペンシルベニア州ラフィエット大学講師、
オランダ王国国立フローニンヘン大学法学部客員研究員等を歴任。

１１年の海外生活において主にアメリカの大学で教鞭を執る一方、在ニューヨークの企業を中心に法務・経営・ビジネス戦略に関するコンサルティングを行う。
２００３年、日本に帰国。現在、作家として多方面において執筆・講演等を行う。

Vol.43　メール送信は、時として、“爆弾投下”と化してしまう

読者の皆様、新年明けましておめでとうございます。本年もどうぞ宜しくお願い申し上げます。

新年を迎え、一体どんな内容のコラムを書こうかと考えておりましたが、
今回は、身近なことではあるが意外と注意を怠ってしまうこと、
本稿では、「仕事におけるメールのやり取り」について再考してみようと思います。

私自身、毎日、多くのメールを受信しますが、そのメールの中身も本当に様々です。
むろん、中に書いてある内容については人それぞれであることは当然と言えば当然のことですが、
中身それ自体はべつとして、仕事柄、個々のメールを読み、
「メールのマナー」についていつも何かを感じます。

一連のＩＴ革命を経て、現在、日本の経済社会で働いているビジネスパーソンにおいて、
「仕事でメールを使うことはない」という人はまずいないでしょう。
メールは瞬時にして相手に業務上の連絡を伝えることができるのでとても便利ですが、
その便利さも、使い方を一つ間違えると、
「長年、丁寧に構築してきた人間関係をも一瞬にして大崩壊させる恐ろしさを秘めている」といえます。

一般に、ビジネスコミュニケーションにおいて言われていることは、
「本当に大切な用件については、相手と直接会って話をするか、
電話で話をするほうが間違いない」ということです。
その理由は、メールは確かに便利ですが、言葉の使い方や表現方法を誤ってしまうと、時として、
相手にとんでもない誤解を生じさせ、相手に対して不必要な不快感を与えたり、
長年にわたって苦労して築いてきた相互における信頼関係をも失ってしまうことがあるからです。

しかし、一方では、「大切な用件はメールのほうがいい」という考え方をする場合もあります。
例えば、ビジネスにおける詳しい条件や具体的な数字を相手に伝えるときには、口約束よりは、
メールでしっかりと文書にして相手に伝えたほうが間違いがありません。伝達事項を文書として
明記しておくことで、相互において何らかの誤解やトラブルが生じたとき、「言った・言わなかった」、
「聞いた・聞いてない」というような非理性的な喧嘩になることはまずありません。
万が一、どうしても相互理解を図れなかった場合においては、既に送信したメール、あるいは、
受信したメールそれ自体を“確かな証拠”として活用することもできます。

今、改めてメールについて考えてみると、
「これほど厄介なコミュニケーション・ツールはない」とも感じます。
再度、繰り返し述べますが、メールは確かに便利ですが、一つ使い方を間違えると、
非常に厄介な代物と化してしまいます。ある意味において、この厄介な代物は
「人間関係を大崩壊させる“爆弾”」と解することもできるでしょう。

このたびは、新年を迎えるにあたり、改めて、毎日使っているこのメールについて考えてみました。
通常、ビジネスコミュニケーションを考えるとき、
私たちは対面交渉術にばかり気を取られてしまいますが、
実際においては、相手との“リアルな”コミュニケーションを図る前に、
“バーチャルな”コミュニケーションをメールで行っているわけです。

このような観点から“業務における実際”を考えると、毎日のビジネスシーンにおいては、
リアル・コミュニケーションだけでなく、
バーチャル・コミュニケーションも非常に重要な役割を果すものであるということが明らかになってきます。

もし、「メールは、それを書くときには相手の顔が見えない。
だから、要領よく適当に書けばそれでいい」と考えている人がいたら、恐らく、その人にとっては、
いつの日か、メール送信それ自体が“爆弾投下”と言えるほどの致命傷となる日が来るでしょう。

私たちは、仕事においてそのような致命傷を負わないためにも、
メールでコミュニケーションを図る際においては、
現在も、そして将来も、常に細心の注意を図ることを心掛けたいものです。